Klassy

Suivi des échéances · alertes J-60 · J-30 · J-7 Plus aucun document périmé découvert trop tard.

Chaque document peut porter une date de validité. Klassy tient le tableau de ce qui arrive à échéance et prévient les bonnes personnes par e-mail, 60, 30 et 7 jours avant. Inclus dans toutes les formules, dès 15 € HT par mois.

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Maquette · données fictives

01 Le calendrier des alertes

Trois alertes, au bon moment.

Pas besoin de surveiller un tableur : les alertes partent toutes seules, par e-mail, aux destinataires choisis pour chaque type de document. Vous avez le temps de demander la nouvelle pièce avant qu’on vous la réclame.

  1. J-60

    Première alerte

    Deux mois pour demander la nouvelle pièce, sans urgence.

  2. J-30

    Rappel

    Le document est toujours à renouveler : un second e-mail part.

  3. J-7

    Dernier rappel

    Une semaine avant l’échéance, dernier e-mail.

  4. Jour J

    Échéance

    Sans nouvelle version, le document apparaît parmi les périmés.

02 Comment ça marche

Une date sur le document, et c’est tout.

  1. 01

    Une date de validité

    Au dépôt ou plus tard, vous renseignez la date de validité du document, parmi ses informations métier.

  2. 02

    Des destinataires par type

    Pour chaque type de document, vous choisissez qui reçoit les alertes : un statut, une équipe, la direction.

  3. 03

    Un tableau à jour

    Les documents à renouveler et les documents périmés sont réunis dans un seul tableau, filtrable par type et par dossier.

  4. 04

    Une nouvelle version

    La pièce renouvelée se dépose comme nouvelle version : l’historique reste consultable, la date est mise à jour.

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03 Quels documents ?

Tous les documents qui ont une date de fin.

Vous créez vos propres types de documents. Voici ceux que l’on suit le plus souvent.

URS-VIG

Attestation de vigilance URSSAF

Réclamée par vos donneurs d’ordre lors de la signature d’un contrat, puis tous les six mois jusqu’à la fin de celui-ci.

ADM-KBIS

Extrait Kbis

Souvent demandé de moins de trois mois pour un dossier de consultation ou une ouverture de compte.

ASS-ATT

Attestations d’assurance

Responsabilité civile professionnelle, décennale, flotte de véhicules : une attestation par période couverte.

CRT-AGR

Certificats et agréments

Certifications, qualifications, agréments : chacun porte sa propre date de fin de validité.

CTL-RAP

Rapports de contrôle

Vérifications périodiques des équipements, des installations et des véhicules, et leur prochaine échéance.

RH-HAB

Habilitations et formations

Habilitations, autorisations et formations obligatoires de vos salariés, avec leur date de recyclage.

RH-PER

Permis et cartes

Permis de conduire, cartes conducteur, cartes professionnelles : par salarié, sans oubli.

CTR-FIN

Contrats

Maintenance, location, fournisseurs, clients : la date de fin ou de renouvellement de chaque contrat.

04 Destinataires

La bonne alerte, à la bonne personne.

Les rapports de contrôle intéressent l’exploitation, les attestations l’administratif, les habilitations la direction. Les destinataires se règlent une fois, par type de document.

Exemple de destinataires des alertes par type de document
N° Type de document Alertes envoyées à
001 Attestation de vigilance URSSAF Administratif Direction
002 Attestation d’assurance Administratif
003 Rapport de contrôle Exploitation
004 Habilitation Direction Exploitation
005 Contrat de maintenance Direction

Exemple de réglage · J-60, J-30 et J-7 pour chaque type

05 Questions

Questions sur les échéances

Quand les alertes sont-elles envoyées ?

Par e-mail, J-60, J-30 et J-7 : 60, 30 et 7 jours avant la date de validité du document.

Qui reçoit les alertes ?

Vous choisissez les destinataires pour chaque type de document : les rapports de contrôle à l’exploitation, les attestations à l’administratif, les habilitations à la direction, par exemple.

Comment indiquer la date de validité d’un document ?

Chaque document peut porter une date de validité, parmi ses informations métier. Elle alimente le tableau des échéances et les alertes.

Que faire quand le document renouvelé arrive ?

Vous déposez la nouvelle pièce comme nouvelle version du document et vous mettez à jour sa date de validité. Les versions précédentes restent consultables et restaurables.

Les échéances sont-elles incluses dans toutes les formules ?

Oui, dès la formule Essentiel à 15 € HT par mois.

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